公文管理系統

  • 張貼日期:2012/2/6
  • 更新日期:2012/2/6

一、 緣起

公文處理係行政機關日常運作的基本要務,處理效率之良窳關係行政效率甚鉅。因此在政府大力推動行政革新、辦公室自動化及電子化政府之際,行政院主計總處(以下簡稱本總處)即積極推動公文事務e化作業,於民國83年起由主計資訊處(原電子中心)陸續完成行政院區與廣博大樓辦公處所區域網路連線之建置,統一本總處各單位中文造字編碼使用,並提供本總處同仁「公文製作系統」、「公文管理系統」進行文書編輯及公文辦理狀況控管事宜,以提昇本總處公文事務行政效率。

二、 開發過程

自民國83年起依據本總處組織架構及公文業務分工方式進行公文管理系統規劃及軟體開發之工作,於84年提供「公文製作系統」統一本總處各單位文書編輯工具,避免各單位使用工具互異,形成文書單位發文公文重複繕打之問題,接著標準化發文檔案送件標準與命名原則,以縮短公文處理時程提高本總處行政業務效益。
隨著科技進步、作業系統變更及使用者操作界面的不同,分別於民國84年4月1日(DOS版)、89年1月1日(Windows版)及93年5月1日(Web版)完成各版本(自行或委外)系統開發、建置及測試工作後單軌正式作業公文管理系統。

三、 系統功能

本總處公文系統涵蓋公文電子交換、製作及管理(含檔案管理)三大部份,分別說明如下:

(一) 公文電子交換
提供定時與手動自動整合本總處公文管理系統登錄功能及來文掃瞄系統處理。
(二) 公文製作
提供排版編輯及表格設計兩部分功能,以提昇公文列印品質。
(三) 公文管理(含檔案管理)
本系統係以結合開放式(JAVA)及彈性化 (工作流程WORKFLOW) 技術及工具開發而成,主要提供親合性網頁操作設計、減輕工作同仁文案處理負擔及未來線上簽核無紙化為目標。

本系統之特色在確切掌握公文處理狀況、加強公文稽催管理、提供影像調閱、收文文案重覆自動檢查、即時逾期文案稽催狀況燈號顯示及存查續辦提醒,並結合本總處行政系統同步運作及檔管系統各項功能處理。
本系統依照公文處理流程及本總處分工方式,將系統分成總收文、單位作業、科室作業、承辦人作業、核判作業、總發文、檔案處理、公文查詢、統計及逾期稽催及電子交換九大子項如下圖。
公文管理系統-系統功能

圖一 公文管理系統功能架構圖

四、 系統環境

(一) 公文製作系統

1. 伺服器

(1) 硬體:一般伺服器規格搭配區域網路連線設備
(2) 軟體:Windows NT或Windows 2003及、本總處公文製作系統

2. 使用者端

(1) 硬體:一般個人電腦規格搭配區域網路連線設備
(2) 軟體:Windows 98以上或Windows NT及本總處公文製作系統

(二) 公文管理系統

1. 伺服器

(1) 硬體:一般伺服器規格搭配區域網路連線設備
(2) 軟體:Windows NT或Windows 2003、TOMCAT、本總處工作流程處理工具、本總處公文管理系統、MS SQL 2000

2. 使用者端

(1) 硬體:一般個人電腦規格搭配區域網路連線設備、檔管單位需掃瞄機
(2) 軟體:Windo98以上、網頁瀏覽器、J2RE、PDF Reader、本總處公文製作及檔案掃瞄系統

公文管理系統-系統架構

圖二 網路作業環境示意圖

五、 效益分析

(一) 統一工具使用,避免人工重複投入,縮短公文處理時程,提高行政業務效益。
(二) 使用公文製作系統編輯文案內容,提高公文列印品質。
(三) 提供彈性化組織架構調整及工作角色設定機制,可隨時配合組織改造,提昇組織至最高運作效能。
(四) 提供來文重覆自動檢查功能,排除一文多收、同文多人承辦或重覆辦理情形。
(五) 提供即時公文處理狀況,確切掌握公文辦理情形,並加強公文稽催管理,有效提昇公文辦理效率。
(六) 提供檔案影像調閱檢視,達成業務自動無人無紙化目標,並避免檔案外借移失情形。