行政院主計總處

壹、法令規定

◎ 一、總預算編製作業手冊之「用途別預算科目分類定義及計列標準表」（112年版）

總預算編製作業手冊之「用途別預算科目分類定義及計列標準表」（113年版）

◎ 二、各機關單位預算執行作業手冊之「各機關用途別科目分類及執行標準表」（112年版） 

◎ 三、各機關單位預算執行要點（112年版）
第18點 

四、各級政府機關特別費支用規定（行政院95.12.29院授主忠字第0950007913號函）

五、特別費報支各機關應行配合辦理事項（行政院98.4.23院授主忠字第0980002467號函）
為促使特別費能合於規定支用，以利財務責任之解除，請各機關依下列配合辦理事項，切實檢討處理：
(一)特別費規定使用範圍，其原始憑證應註明用途或案據，有關用途或案據之內容應說明使用範圍，以利於審核及事後查證作業。
(二)特別費應以核定有案之機關首長、副首長名義支用，非屬核定有案者，不得列支。
(三)各機關報支特別費，應本誠信原則對所提出單據之支出事實真實性負責，如有不實應負相關責任。
(四)如確有實際需要，必須於月初預領現金執行特別費時，應依預借程序辦理，事後並依規定手續結報。
(五)特別費於年度終了未經使用部分，應即停止支用，最晚不得遲於次年1月15日前報支。
(六)取得單據時應注意，其記載內容依支出憑證處理要點第5點及第6點規定（現為政府支出憑證處理要點第4點及第5點）應記明事項辦理。
(七)對於可取得相關收據或感謝狀並無困難者，仍應儘量取得據以申請報支，如確實取得有困難者，則應詳述不能取得理由。
(八)因婚喪喜慶事由而以訃聞或喜帖據以結報者，仍應補充證明有支付之事實。
(九)預算之執行，當月報支金額不得超過累計賸餘分配數額，其年度支出不得超過特別費年度預算總額。

六、相關解釋

(一)鄉長之特別費、機要費及編制內之秘書薪資，是否為預算法中之法定支出（原行政院主計處93.05.27處實一字第0930003359號函）
1.查預算法第5條第1項第3款所稱法定經費，係指依設定條件，於法律存續期間按年支用之經費。鄉公所秘書係正式編制職務，為依法任用之公務人員，其薪資依「公務人員俸給法」規定，屬依法律義務必須之支出，鄉公所自有給付之義務，故性質上應屬預算法所稱之「法定經費」。
2.依93年度各縣（市）地方總預算編製要點之縣（市）單位預算用途別科目分類表（現為用途別預算科目分類定義及計列標準表）有關特別費定義為，凡各機關、學校之首長、副首長因公務上所需之應酬捐贈等，並經核定有案之特別費屬之（現為凡各機關、學校之首長、副首長等人員因公務所需，並經核定有案之特別費屬之）；機要費之定義為，凡各機關因應執行業務需要，並核定有案之機要費屬之，兩者均係依據行政規則規定編列，而非依法所明定應編列經費，是故，鄉長之特別費及鄉公所機要費應不屬預算法所稱之「法定經費」。

(二)機關首長因公致贈禮品或宴請貴賓時，是否得免附名單？有無單價上限？（94年2月版#590主計月刊「主計長信箱」）
查行政院所訂頒「各縣（市）地方總預算編製要點」（現為直轄市及縣（市）總預算編製要點）及「縣（市）各機關單位預算執行要點」（現為各機關單位預算執行要點），僅規範特別費之編列標準，並未規範特別費致贈禮品之單價上限，另本處所訂「支出憑證處理要點」（現為政府支出憑證處理要點），亦未規範特別費因公致贈禮品或宴請貴賓須檢附名單報支。惟各機關於執行特別費時，應於行政院所訂特別費編列標準內核實支應。

(三)無獨立之組織法規者，不得列支首長特別費（原行政院主計處94.8.17處實一字第0940006471號函） 
查現行各縣（市）政府府外各機關首長特別費，係以「地方行政機關組織準則」所定組織層級作為列支標準之區分依據，而「地方行政機關組織準則」第5條第1項第2款規定，縣（市）政府所屬機關以分2層級為限，局、處（現為局）為一級機關名稱，隊、所為二級機關名稱；同條第3項(現為3、4項)規定，第1項所屬機關，依法律規定或因性質特殊，得另定名稱。定經查貴府91年12月23日府法二字第0910281020號令修正發布之「桃園縣政府稅捐稽徵處組織規程」，該處所屬3分處係列為其內部單位，並無獨立之組織規程，依「地方制度法」第62條第2項規定，該3分處非貴府所屬二級機關，故分處主任既非機關首長，自不得列支首長特別費。

(四)贈送退休人員之花束、紀念品經費支應問題（94年10月版#598主計月刊「主計長信箱」）
查依行政院60年6月2日臺（60）人政肆字第6378號令頒退休人員照護事項規定，各機關公務人員退休時，可利用各種集會舉行歡送及酌贈紀念品。爰此，有關機關、學校贈送退休人員花束、紀念品所需經費，如係以機關學校名義餽贈，可由其業務費－一般事務費科目項下核實支應，至如係以機關、學校首長、副首長個人名義餽贈，則應由特別費列支。

(五)中央機關首長、副首長等人員職務出缺，其代理人列支特別費規定（行政院95.2.3院授主忠字第0950000650號函）
1.經依法令規定核派代理人（不論係同一機關或跨機關之職務代理），代理期間達1個月以上時，得依現行規定核實列支特別費;但代理期間達1個月以上，並有跨月情形時，得按代理天數佔當月份日數之比例計算特別費列支數額。
2.代理人之原職務如可列支特別費者，則僅能就本職及代理職務部分，選擇其中一個職務列支特別費，不得重複支領。

(六)有關地方機關首長、副首長等人員之職務出缺，其代理人列支特別費規定（原行政院主計處95.2.10處實一字第0950000825號函）
1.中央機關首長、副首長等人員之職務出缺，經依法令規定核派代理人（不論係同一機關或跨機關之職務代理），該代理人於代理職務期間達1個月以上時，得依現行規定核實列支特別費，但代理期間達1個月以上，並有跨月情形時，得按代理天數佔當月份日數之比例計算特別費列支數額，又代理人之原職務如可列支特別費者，則其僅能就本職及代理職務部分，選擇其中一個職務列支特別費，不得重複支領。
2.縣（市）長、副縣（市）長、議長、副議長、縣（市）政府及縣（市）議會主任秘書、縣（市）政府一級及二級機關首長、各國民中、小學（含高中及完全中學）首長、鄉（鎮、市、區）長、縣轄市副市長、鄉（鎮、市）民代表會主席、副主席等人員之職務出缺，其代理人於代理職務期間特別費之報支，請比照上揭規定辦理。

(七)代理未達1個月特別費支領問題（原行政院主計處96.2.1處忠字第0960000686號「主計長信箱」）
查特別費係公共關係費性質，非屬法定給與事項，由於機關首長職務出缺，其代理人於代理職務一定期間後，將會衍生公共關係之花費，為應上述情形實際需要，故行政院於95年2月3日以院授主忠字第0950000650號函規定，中央機關首長、副首長等人員之職務出缺，經依法令規定核派代理人（不論係同一機關或跨機關之職務代理），該代理人於代理職務期間達1個月以上時，得依規定核實列支特別費。

(八)機關首長於年度中異動未支用完特別費應予繳庫（原行政院主計處95.6.27處忠字第0950003957號函）
中央各機關首長、副首長等人員之特別費，係為應因公招待、餽贈及獎賞所需，非屬個人待遇支領事項，故機關首長於年度中異動，新任首長之特別費應自到職日起按核定列支數額核實支用，至於前任首長任職期間未支用所賸餘之特別費額度應予繳庫。

(九)特別費可用範圍、場所、時間、消費對象有無限制相關法令（原行政院主計處95.10.25處實一字第0950006284號書函）
依「縣（市）單位預算用途別科目分類表」（現為用途別預算科目分類定義及計列標準表）之定義，特別費係指各機關、學校首長、副首長因公務所需之接待、饋贈、獎賞及公共關係等經費（現為凡各機關、學校之首長、副首長等人員因公務所需，並經核定有案之特別費屬之），故該項經費之可用範圍，依上開定義應為執行公務所需，至可用場所、時間、消費對象，基於實際執行時，其事實情況不一，避免掛一漏萬，現行相關法令無法明確一一列舉，應由各機關依上開定義自行認定。

(十)首長贈送婚喪喜慶之禮金、奠儀等支出，所取得之謝卡可作為支出憑證（原行政院主計處96.2.7處忠字第0960000841號「主計長信箱」）
1.依行政院95年12月29日院授主忠字第0950007913號函規定，特別費之支用，應依「支出憑證處理要點」（現為政府支出憑證處理要點，以下同）規定取得收據、統一發票或相關書據。復依「支出憑證處理要點」第2點及第3點規定，支出憑證係為證明支付事實所取得之收據、統一發票或相關書據（現為收據、統一發票、表單或其他可資證明書據）；各機關員工向機關申請支付款項，應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。
2.首長贈送婚喪喜慶之禮金、奠儀等支出，所取得之謝卡，如能證明支付之事實，載明支付對象、金額等事項，則可作為支出憑證，並得依前開要點之規定，由經手人本誠信原則向機關申請支付款項。

(十一)除編列機關首長特別費外，另於所屬特別收入基金編列公共關係費是否合宜（原行政院主計處98.4.8處孝四字第0980002152號「主計長信箱」）
1.特別收入基金公共關係費預算編列，依98年度縣（市）總預算附屬單位預算共同項目編列基準規定，基金之來源屬強制性收入或由縣庫撥款補助者，非有具體理由，不得編列。
2.依會計科目定義，特別費係指各機關、學校之首長、副首長等人員因公所需費用；公共關係費係指為應業務需要加強公共關係所需之費用。
3.綜上，特別收入基金原則上不得編列公共關係費，除非有具體理由，且符合「公共關係費」定義，始得循預算程序編列執行。

(十二)特別費以機關名義辦理採購之相關規定（行政院公共工程委員會99.6.21工程企字第09900246550號函）
特別費支出事項，如屬政府採購法第2條所稱採購，以機關名義辦理特別費單筆超過10萬元之採購，應依政府採購法有關逾10萬元採購之規定辦理。

◎貳、作業程序（註：各機關可視業務實際需要自行訂定作業程序）

經費報支時，承辦單位應檢附原始憑證，送主（會）計單位審核無誤，經機關首長或其授權代簽人核准後，主（會）計單位即據以編製付款憑單或傳票送出納管理單位辦理付款。

◎參、內部審核注意事項

一、審核特別費是否超支、所列科目用途是否相符。
二、審核是否經權責單位核簽（章），其支給是否符合相關規定。
三、審核應檢附之原始憑證是否符合規定。
四、審核金額乘算及加總之正確性。