098 GBA資訊系統再造計畫推動情形及系統簡介

  • 張貼日期:2010/4/28
  • 更新日期:2010/6/25
098  GBA資訊系統再造計畫推動情形及系統簡介
098 GBA資訊系統再造計畫推動情形及系統簡介

GBA資訊系統再造計畫推動情形及系統簡介

摘要

因應行政院主計處推動政府會計革新工作,GBA 資訊系統再造工作已持續進行一年多,目前系統功能初步完成,正進行實機測試中,預訂於今(98)年7月開始由34個機關先行試辦。本文主要針對GBA資訊系統再造計畫推動情形及新GBA系統作一簡要說明。

壹、背景說明

行政院主計處(以下簡稱主計處)目前正推動政府會計革新工作,政府會計公報及相關會計制度相繼發佈,資訊系統亦需配合加以再造。因此,行政院主計處電子處理資料中心(以下簡稱電子中心)自96年5月開始進行GBA 資訊系統再造計畫推動工作,該計畫主要工作為依照「中央政府普通基金普通公務會計制度(以下簡稱新會計制度)」內容與各公務機關共同性需求重新開發GBA系統,新會計制度實施時,主計處及中央各公務機關全面轉換使用新GBA系統。

貳、推動情形

GBA資訊系統再造計畫執行至今已一年多,系統開發工作已近完成,正進行系統實機測試工作中,茲將計畫推動情形說明如下:

一、系統規劃、分析與設計(96年5月-96年12月)

為使再造後之新GBA系統能符合實務作業需要,電子中心同仁於新會計制度尚未發佈前,即著手瞭解新會計制度內容掌握其特性,評估選擇合適的資訊技術,預測未來環境的變化作全盤考量,於5月完成系統規劃。另為瞭解機關實務作業流程、廣泛蒐集相關資料及建議,於6-8月辦理了實地訪查與問卷調查,接著進行需求整理與分析、作業流程設計,將系統規劃與分析結果提報至GBA再造計畫推動小組工作會議(以下簡稱工作會議)確認,作為系統開發之依據。

新系統由於規模龐大複雜度高,開發工作耗時費力,為爭取時間,後續程式開發工作遂以委外辦理。於11-12月完成系統分析,建立系統雛型。

二、系統設計與程式開發(97年1月-97年12月)

新會計制度有一項重要特色就是業務單位需配合於交易事項發生時進入系統登打相關資料,因此,新GBA系統在設計上力求簡單好用,即使不懂會計的業務單位同仁也可輕鬆上手。系統設計工作從1月陸續展開並持續進行至7月。在此期間,仍召開工作會議確認細部設計需求與畫面雛型。

參與工作會議的同仁們實務作業經驗豐富,包括審計部、賦稅署、國庫署、國有財產局、內政部、外交部、國防部、財政部、財稅資料中心、教育部、法務部、經濟部、交通部、環保署、台北市政府、高雄市政府、台北縣政府及主計處一、二、三局及會管中心等代表,由於他們高度的參與投入,才使得需求的確認、系統設計等工作能順利進展。

新會計制度還有一項重要特色,就是將「使用會計資訊系統」視為必要的會計事務處理程序,因此,從交易事項發生開始,將交易事項資料輸入新GBA系統後,後續的編製傳票、登帳、編製報表等程序皆須由新GBA系統完全自動化處理。因此,會計科目、交易事項、以及會計帳簿與會計報表計算公式等定義,為新GBA系統自動化處理的重要基礎,電子中心同仁自5月開始著手整理會計科目與交易事項,釐清交易事項與帳簿、會計報告內各欄位間的關係後加以定義,6-7月與主計處會管中心密集開會討論確認相關定義資料,在討論期間主計處會管中心亦重新檢視新會計制度,針對部分會計科目、交易事項、會計報表等進行局部增修工作,以使新會計制度更為周延。

至6月主計處會管中心提出需將總會計作業整合在新GBA系統內,為了將總會計納入新GBA系統一起開發,普通會計功能亦需變更設計以提供總會計必要之資料,因此將系統開發期程作了調整,較原訂期程延後約半年。7-10月期間,經密集開會討論,完成了總會計作業需求之確認,接著將總會計整合設計至新GBA系統。至12月廠商已配合完成了系統程式,開始進入測試階段。

三、系統測試與軟體完備(98年1月-98年12月)

資訊系統在正式推出使用之前,通常需要經過反覆不斷測試的過程,為了進一步驗證系統是否合用,除了由電子中心以模擬實務之測試資料進行測試外,並商請環保署、臺北市國稅局、公路總局、臺北監獄、主計處、電子中心等於實際作業環境中由會計同仁以機關實際資料進行測試,藉以檢驗系統的可用性與正確性,將不合要求或錯誤之處加以改善。

系統在經過驗收測試後如符合作業需求,預計可於4月辦理驗收。5-6月電子中心將進行線上說明與訓練教材製作、籌備教育訓練等軟體發行準備工作,7月開始針對34個試辦機關舉辦教育訓練,並分兩階段推動試辦,輔導機關依新會計制度規定試用新GBA系統。試辦運作階段將適時檢討試辦狀況,並修正系統功能或制度,依試辦結果再行決定整體新會計制度正式實施之日期。

參、系統簡介

一、系統架構

現行GBA系統架構完整,可支援中央政府各級會計單位處理歲計會計業務,各會計單位可依其組織特性及作業需求選擇適用之功能整合運用。新GBA系統仍保持現行GBA系統完整的架構,預算編製、預算執行等功能仍整合設計在新GBA系統內,並配合新會計制度重新設計了普通會計、出納會計、決算編製等功能,增設了收支管理、財產管理、總會計等功能,還建構代碼與設定、系統管理、流程管理、電子簽章、電子文件管理等功能,以支援系統內各項業務功能之運作。新GBA系統架構如圖一所示。

圖一 新GBA系統架構

由於新會計制度規定,地方政府普通基金普通公務會計事務之處理,得參照辦理。因此,新GBA系統預留地方政府納入使用之彈性,其會計處理與中央相同之部分可使用新GBA系統處理,如有其他特殊作業需求可再自行開發增加其他功能與新GBA系統整合應用。台北市政府與高雄市政府將參加98年新會計制度與新GBA系統之試辦作業,目前新GBA系統已將北高二市與中央核心差異部分如會計科目、機關編號、預算科目等編碼定義納入彈性設計,如新GBA系統經北高二市試辦後可順利運作,可考量再整併納入其他縣市政府核心差異部分,使會計事務參照中央新會計制度辦理之地方政府,皆可選擇採用新GBA系統,以節省公帑。

為發展創新服務以及考量未來推動電子化作業需要,新GBA系統先期導入應用電子簽章產製電子會計文書所涉及之重要資訊技術,系統所產製之各種會計表單或報告,如原始憑證粘存單、記帳憑證、會計簿籍、會計報告等,皆可以線上簽核方式依序完成審核。初期先提供以登入系統之使用者帳號作身分認證,並預留可擴充以政府機關憑證(GCA)、組織及團體憑證(XCA)或自然人憑證作系統登入處理。未來推動電子化作業,改以電子憑證線上核簽,經電子簽章之記帳憑證、會計簿籍、會計報告等電子文件,將能取代紙本,減少資源浪費。

二、系統功能

新GBA系統可支援各層級機關之歲計會計處理,限於篇幅,以下僅就各機關皆會使用之單位業務系統(系統功能如圖二),作簡要說明:

1.收支管理

收支管理功能主要提供權責單位人員執行預算控管、登打交易資料印出原始憑證黏存單使用,係依照新會計制度相關規定設計,包括預算控管責任將改由業務單位負責;各項原始憑證比照支出憑證之整理方式,增加黏存單作業;交易事項發生時需由業務單位進入系統登打相關資料;財產增減作業流程之調整即取得或處分財產辦理價款收付時,權責單位需編製支出或收入黏存單與財產黏存單且同步進行核簽等。

目前有許多機關已使用自行開發之預算控制、財物請購或費用報支、行政電子表單等系統,機關如欲繼續使用這些系統,可將原始憑證、或原始憑證及黏存單資料匯入新GBA系統,以避免資料重複登打,惟這些系統仍須依新會計制度規定增設相關功能。

財政部目前正推動企業對政府(B2G)電子發票應用作業,新GBA系統已參照財政部所訂之電子發票資料交換標準,設計電子發票資料介接功能,將電子發票應用整合至新GBA系統。

2.出納管理

出納管理功能主要提供出納管理人員處理出納會計事務使用,係依照新會計制度相關規定設計,其特色為將出納事務處理與前端收支管理、後端普通會計處理緊密結合,由系統自動稽核,避免重複收付或異常收付情形。

目前有少數機關已有開發有出納系統、收費系統、保管款系統、保證金系統等,機關如欲繼續使用這些系統,可將收付資料匯入新GBA系統,以避免資料重複登打。

3.財產管理

財產管理功能主要提供財產管理人員處理普通資本資產帳使用,係依照新會計制度相關規定設計,包括新會計制度實施前已取得之資本資產其已過期間應計提之累計折舊或攤銷數額應予補提;財產管理單位應負責提供計算折舊或攤銷所需之資料,如資本資產名稱、編號、成本、使用年限及取得日期等;每年度終了需依資本資產資料提列折舊或攤銷;每月底及每年終了財產管理單位應會同其他管理財產之單位編製普通資本資產及其增減變動表(總表)等。

國有財產局雖已統一開發有國有財產系統,亦有許多機關自行開發財產管理系統,然而這些專為管理財產而設計的系統無法完全滿足新會計制度對普通資本資產管理的需要。因此,財產管理單位必須同時使用新GBA系統財產管理功能來處理普通資本資產。為免資料重複登打,新GBA系統提供兩種方式與國有財產系統或自行開發之財產管理系統介接,其一為使用新GBA系統收支管理功能登錄財產增減資料,再將財產增減資料匯出提供給國有財產系統或自行開發之財產管理系統使用。其二為使用國有財產系統或自行開發之財產管理系統登錄財產增減資料,將財產增減資料匯出提供給GBA系統,於使用新GBA系統收支管理功能處理每筆財產增減交易時,將該筆財產增減資料匯入。

4.普通會計

普通會計功能主要提供會計人員處理普通會計事務使用,係依照新會計制度相關規定並綜合各機關內部管理的需求設計。機關如已使用新GBA系統之收支管理、出納管理、財產管理功能,普通會計處理將可全程自動化,記帳憑證、會計簿籍、會計報告可完全由新GBA系統自動產生。機關如未使用上述功能,可選擇自行輸入傳票或將傳票資料自其他系統匯入。

由於各機關運用新GBA系統普通會計功能處理之結果,將提供主計處彙編普通基金會計、總會計、總決算使用,在新GBA系統普通會計功能含有總會計必要資料輸入與會計分錄轉換之繁複設計,以將普通基金之財務報表資料自動調整轉換成經濟資源流量之衡量焦點及權責發生基礎,自動彙入政府年度會計報告。因此,各機關必須使用新GBA系統普通會計功能,如機關有特殊原因需使用自行開發之會計系統,仍須依照電子中心所訂之匯入傳票資料介面格式將會計紀錄轉入新GBA系統。

5.結決算

結決算功能主要提供會計人員編製半年結算報告、決算報告使用,係依現制採與預算相同之基礎編製設計。機關如已使用新GBA系統之普通會計功能,除少數決算報表需另登打資料外,以會計帳務為基礎之結決算報表皆能由系統自動產生。

圖二 新GBA系統功能

新GBA系統將前端交易處理納入設計,可有效帶動政府機關行政事務全面實施e化,提升機關行政效率。為避免機關業務單位與總務單位人員曲解主計處美意,誤為替會計單位做事,新GBA系統於安裝建置時將會自動包裝成兩個系統,業務單位或總務單位人員使用的系統稱為「收支管理系統」,主要包括收支管理、出納管理、財產管理等功能,依使用者之權限決定所能看到的功能項目,例如業務單位人員只會看到收支管理功能、出納管理人員會看到收支管理與出納管理功能、財產管理人員會看到收支管理與財產管理功能。至於會計人員使用的系統仍稱為「政府歲計會計資訊管理系統」,同樣依使用者之權限決定所能看到的功能項目。

三.系統實施效益

1.帶動政府機關行政事務全面實施e化,提升機關行政效率

新GBA系統將前端交易納入處理範疇,使會計處理流程與業務處理流程緊密結合,形成一個機關行政事務整合作業平台,交易資料可自其他資訊系統轉入,提供後端會計處理全程自動化。亦可將歲計會計資料自新GBA系統轉出,提供其他資訊系統進一步應用。

2.落實新會計制度之實施,使各機關會計作業流程簡化一致

各機關統一使用新GBA系統處理會計事務,有利於中央政府普通基金普通會計制度之實施,並使各機關會計作業流程簡化一致,健全機關內部控制與管理。

3.建立完善之歲計會計e化體系,有效提升主計行政效能與作業品質

各級會計單位自預算編製開始、預算執行、會計事務處理至決算編製處理,全面實施e化,將可有效提升主計行政效能與作業品質,發揮主計支援決策功能。

肆、結語

GBA資訊系統再造推動工作深受主計處長官重視,在系統發展過程中,來自各機關的GBA推動小組工作同仁熱心參與提供許多寶貴的實務經驗意見,主計處會管中心同仁亦積極投入力求會計作業需求能確實融入系統設計中,使得電子中心同仁在進行系統再造工作過程中得到主計同仁全力的支援與協助,雖然遭遇到諸多困難與問題,也都能一一克服與排除,總算在97年底完成了系統程式工作,系統尚需於今年1至3月通過6家機關實機測試的考驗,系統開發工作始算完成。邁入21世紀資訊科技快速變革,身處於瞬息萬變的資訊洪流中,如何掌握先進資訊科技脈動,隨時適應環境變化與作業需求,於資訊系統中不斷注入新的活力,一向是電子中心持續努力的方向。第一代普通會計系統ACT,乃至於第二代整合的歲計會計系統GBA,蘊藏著電子中心工作團隊與主計同仁們共同耕耘與成長的痕跡。第三代新GBA系統即將誕生,期盼大家繼續支持,隨時給予批評與指導,共同迎接全新軟體的來臨。

(主計故事097,取材:行政院主計處電子處理資料中心內部文案,尹慧珍整理,2009.03)

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